Notwendiges Übel – Datensicherung

Nur diejenigen von Ihnen, die schon einmal vor den Trümmern der privaten oder geschäftlichen Datensammlung gestanden haben, werden die Datensicherung nicht mehr als notwendiges Übel sondern als essentielle Notwendigkeit empfinden.

Not the most sexiest adventure

Zugegeben, die Datensicherung gehört nicht zu den „most sexiest adventures“ der PC Welt. Dennoch bleibt es offenbar ein Abenteuer, wenn ich mir so manchen Rechner oder manches Sicherungskonzept ansehe – sofern überhaupt vorhanden. Im privaten Bereich gibt es eine Unzahl erhaltenswerter Daten. Nicht nur die Fotos des Nachwuchses, auch wichtige persönliche Dokumente landen im Laufe der Jahre auf den Magnetscheiben oder elektronischen Speichern wie USB oder SSD.

Verschleiß vorprogrammiert

Oft vermutet man, es reiche aus, die Daten in einem zentralen Verzeichnis zu sichern. Weder Zeit, Umwelteinflüsse oder sonstiges Ungemach könnten den so gesicherten Daten etwas anhaben. Weit gefehlt! Festplatten auf Basis rotierender Magnetscheiben unterliegen dem natürlichen Verschleiß. USB und SSD sind ebenfalls nur begrenzt haltbar (die Hersteller geben meist an, wieviel schreib-lese Zyklen das jeweilige Medium im besten Fall überstehen kann). Selbst DVD und CD haben nur eine begrenzte Haltbarkeit. Wo also hin, mit den Daten, die ich gerne ein Leben lang aufheben möchte oder muss? Viele Unzulänglichkeiten der Langzeitarchivierung lassen sich häufig erst nach mehreren Jahren erkennen. Der sich beschleunigende System- und Medienwandel tragen ein Übriges dazu bei.

Pergament und Papier halten oft viele hundert Jahre

Während Pergament und Papier bei guter Lagerung häufig mühelos mehrere hundert Jahre überstehen, sieht es bei modernen Speichermedien oft ganz anders aus. Nachfolgend mal ein paar Beispiele zur Haltbarkeit von verschiedenen Medien (Quelle: Wikipedia):

Wie wir feststellen müssen, eignet sich keines der aktuellen Medien für die Sicherung von wichtigen Informationen im Sinne einer Langzeitarchivierung. Zugegeben, ich habe die Begrifflichkeiten Archivierung und Datensicherung hier ganz bewusst etwas vermischt. Ich möchte damit deutlich machen, wie flüchtig doch eigentlich sicher geglaubte Medien sein können.

Was also tun? Alles wieder auf Papier drucken und im gut klimatisierten Archiv aufbewahren? In Zeiten der Flüchtigkeit unserer Tage, der schieren Masse an täglich von jedem Einzelnen erzeugten Daten nicht machbar. Also erneut die Frage, wie sichere ich langfristig benötigte Daten?

Definition Datensicherung

Per Definition ist eine Datensicherung (englisch Backup) das Kopieren von Daten in der Absicht, diese Daten im Falle eines Verlustes der Originaldaten zurückkopieren zu können.

Grundsätzlich sollten wichtige Daten IMMER zusätzlich gesichert werden. Es sollte zunächst also erst einmal die Definition der Wichtigkeit der zu sichernden Daten erfolgen. Im Privatbereich erstreckt sich die Wichtigkeit vielleicht auf digitale Familienfotos, Audioaufnahmen, digital z. B. im PDF Format vorliegende Vertragsunterlagen. Im geschäftlichen Bereich gilt es zusätzliche gesetzliche Rahmenbedingungen zu erfüllen. Hierbei ist weniger entscheidend, welche Daten der Unternehmer als wichtig erachtet. Vielmehr ist gesetzlich geregelt, welche Daten für welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Darüber hinaus mag es Daten geben, die der Unternehmer gerne langfristig sichern möchte. Diese können in ein Datensicherungskonzept natürlich integriert werden.

Auch im Bereich der Datensicherung gilt das Sprichwort „Es gibt nichts Gutes, ausser man tut es!“. Insofern ist es wichtig, erst mal das Bewusstsein für die Verletzlichkeit und Unwiederbringlichkeit der uns wichtig erscheinenden Daten zu entwickeln. Sicherlich ist es im Privatbereich sehr schmerzlich, sämtliche Fotos des heranwachsenden Sprösslings durch einen Totalausfall der Festplatte zu verlieren. Hier merke ich als Privatperson spätestens, dass es wichtig gewesen wäre Sicherheitskopien, also eine Datensicherung zu erstellen. Dies ist ein ideeller Schaden, der sich vermeiden ließe. Was aber, wenn ein Unternehmen sämtliche Kundendaten durch einen Festplattencrash verliert und keinerlei Datensicherungen existieren? Im schlimmsten Fall kann das Unternehmen schließen. Hier existiert also die reale Gefahr eines wirtschaftlichen Totalschadens wenn keine Datensicherung durchgeführt wurde.

Welche Möglichkeiten habe ich privat, meine Daten zu sichern?

Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten Daten zu sichern. Der finanzielle Aufwand beginnt bei kostenlosen Möglichkeiten und hat je nach Datensicherungsinfrastruktur nach oben hin keine Grenzen. Viel wichtiger ist es, mit dem neu gewonnenen Bewusstsein, wichtige Daten sichern zu wollen, auch etwas Zeit zur Durchführung oder Implementierung einer Datensicherung einzuplanen.

Die einfachste Form Daten im Privatbereich zu sichern besteht wahrscheinlich darin, wichtige Daten zum Beispiel händisch auf ein externes Medium (USB-Stick, externe Festplatte etc.) zu kopieren. Nach der erfolgten Kopie sollte das Medium vom PC getrennt und am Besten in einem anderen Raum der Wohnung aufbewahrt werden. Hierbei besteht allerdings die Gefahr, dass keine regelmäßigen Sicherungen stattfinden, da uns die Bequemlichkeit daran hindert, zum Beispiel an jedem Samstag im Monat unsere wichtigen Daten auf ein externes Medium zu kopieren.

Wer es etwas geschickter bei der oben beschriebenen Methode der privaten Datensicherung angehen möchte, legt sich zum Beispiel 5 gleichartige Medien zu, die er durchnummeriert. Bei den künftigen Sicherungen (Kopien) wird dann immer das Medium mit der nächst höheren Nummer verwendet. Bin ich bei 5 angekommen, fange ich mit der erneuten Sicherung wieder mit Medium 1 an. Auf diese Weise überschreibe ich nicht versehentlich Daten, die ich vielleicht versehentlich aus dem Originaldatenbestand gelöscht habe – ich habe immer noch 4 unterschiedliche Zustände meiner Datenkopien parat und kann so ggf. die verloren geglaubte Datei wieder zurück kopieren.

Um die private Sicherung auf diese Weise durchzuführen bedarf es allerdings einer gewissen Selbstdisziplin. Bequemer und zuverlässiger geht das mit unzähligen kostenlosen und kostenpflichtigen Programmen. Doch auch dort gilt es, sich Zeit für die Einrichtung und das Verständnis des verwendeten Programms zu nehmen. SyncToy von Microsoft ist zum Beispiel ein kleines, schlankes Tool für Windows, um Verzeichnisse und Dateien zwischen unterschiedlichen Lokationen abzugleichen. Hierbei stehen die Funktionen „Contribute„, „Echo“ und „Synchronize“ zur Verfügung. Das Ressourcenschonende Tool lässt sich nicht nur per GUI bedienen sondern auch auf der Kommandozeilenebene benutzen. So lassen sich zum Beispiel mit Windows integriertem Taskplaner wiederkehrende Aufgaben automatisieren.

Es gibt eine Menge weiterer Tools zur Datensicherung, deren Leistungsumfang oft sehr ähnlich ist. Es stellt sich die Frage, ob es damit im privaten Umfeld schon getan ist mit der Datensicherung. Klare Antwort „Nein!“. Derart gesicherte Daten liegen zwar nun auf einem externen Medium redundant vor, doch was passiert wenn sowohl PC als auch Kopiermedium zerstört würden? Bei den Unwettermeldungen der vergangenen Tage ein gar nicht mehr so unwahrscheinlicher Fall. Schnell ist ein Brand ausgebrochen, Spannungsspitzen durch Blitzschlag vernichten elektronische Bauteile oder der Raum samt PC und Speichermedium stehen unter Wasser.

Cloud als Lösung

Die Lösung lautet Cloud! Zusätzlich zu den lokal erfolgten Sicherungen sollten Cloud Lösungen in Betracht gezogen werden. Was spricht dagegen, die lokale Sicherung verschlüsselt und zusätzlich in eine der vielen Cloudlösungen zu verlagern. Fast alle großen Anbieter von Internetanschlüssen bieten im Komplettpaket ausreichend Speicherplatz in der Cloud an. Im Grunde ist eine Cloud das Rechenzentrum einzelner Anbieter, die dort Speicherplatz auf deren Hardware mit entsprechenden Zugangsberechtigungen anbieten. Durch das zusätzliche Sichern meiner Daten in einem externen Rechenzentrum, also der Cloud minimiere ich den Datenverlust, da selbst die Cloudanbieter ihre Daten mehrfach redundant absichern. Diese eine Kopie meiner Daten in einem Rechenzentrum eines renommierten Anbieters liegen räumlich in einem komplett anderen Gebäude, in einer anderen Stadt oder verteilt in mehreren Städten. Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass sowohl die eigene Wohnung als auch sämtliche Speicherkapazitäten meines Anbieters zugleich durch eine Naturkatastrophe verwüstet werden. Insofern ist die Kombination aus lokaler Datensicherung und Speicherung der wichtigen Daten in einem Rechenzentrum ein probates Mittel um Datenverlust im privaten Bereich vorzubeugen. Vor dem Hochladen der Daten in die Cloud sollten diese jedoch verschlüsselt werden, um die Daten für fremde Dritte unbrauchbar zu machen.

Business as usual – Datensicherung für das Unternehmen

Viele mittelständische und Klein- oder Kleinstunternehmer verzichten noch immer auf hinreichende Möglichkeiten der Datensicherung. Dies kommt einem Tanz auf dem Vulkan gleich, überlegt man, welchen enormen Risiken sich solche Unternehmen freiwillig aussetzen. Eine vernünftige Datensicherung ist heute selbst für Unternehmen kein teures Unterfangen mehr. Deshalb kann man dort auch keine Einwände bezüglich hoher Kosten gelten lassen. Im Gegenteil, richtig teuer wird es erst dann, wenn es zum Verlust der Daten kommt. Dies kann bei Unternehmen bis hin zu existenzbedrohenden Szenarien gehen.

Für Unternehmer,ganz gleich welcher Größenordnung kann ich keinerlei Ausrede zu fehlender Datensicherung gelten lassen. Alleine schon um den gesetzlichen Anforderungen der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Rechnung zu tragen, ist hier die ordentliche Datensicherung eher Pflicht als Kür.

Je nach Unternehmensgröße existieren am Markt sehr ausgereifte, sehr gut skalierbare Lösungen zur Datensicherung. Allen gemeinsam ist, dass sie den Zweck der Datensicherung meist sehr zuverlässig erledigen. Zentral und einfach administrieren lässt sich zum Beispiel BackupAssist, welches sowohl Serverdaten als auch Desktop Daten sichern kann. Ich verkaufe die Lizenzen zur BackupAssist Lösung übrigens auch auf Nachfrage, da ich von dieser Lösung der Datensicherung für Unternehmen überzeugt bin. Vom Kleinunternehmen mit nur einem zu sichernden PC bis hin zur komplexen Netzwerkinfrastruktur sind mit dieser Lösung sämtliche Szenarien der betrieblichen Datensicherung sehr flexibel, einfach und sicher zu lösen.

Wenn es lediglich darum geht, E-Mails rechtssicher zu archivieren, empfiehlt sich die Software MailStore die es ab einer Mindestlizensierung ab 5 Benutzern gibt. Hier befinden wir uns allerdings schon wieder im Bereich der Archivierung und haben andere rechtliche Rahmenbedingungen zu erfüllen, die ich gerne in einem gesonderten Artikel behandeln werde.

Ich hoffe sehr, den Blick für das sensible Thema der Datensicherung, des Backups ein wenig geschärft zu haben und wünsche allzeit sichere Daten!